Administrative Assistant - HR
First Quantum Minerals Ltd
Donoso, Panama
hace 5 días

DUTIES / RESPONSIBILITIES

Primer ingreso :

  • Organizar papeleo correspondiente a nuevos ingresos.
  • Enviar correo a trasporte, hospedaje e Inducción con 4 o 5 días de anticipación de la llegada del personal.
  • Esperar al personal de primer ingreso en el área de lavandería los días que ingrese personal.
  • Crear y procesar las órdenes del equipo de seguridad de primer ingreso a través de JDE.
  • Charla a los de primeros ingresos, explicar sobre cómo llenar la documentación.
  • Coordinar transporte para sacar los carnets de primeros ingresos.
  • Encargada de la gestionar los contratos.
  • Enviar emails correspondientes, de reporte de primeros ingresos a planilla y a las personas involucradas, al final del día.
  • Subir la documentación al expediente de cada colaborador nuevo ingreso.
  • Enviar la información de cuentas de banco de nuevos ingresos a Planilla y las personas involucradas.
  • Notificar a los supervisores de área, capataz o Encargado, al finalizar el proceso, la llegada del personal nuevo ingreso.
  • Responsable de digitalizar toda documentación de cada empleado :

  • Contratos, permisos, terminaciones, promociones, acciones de personal, evaluaciones, etc.
  • Encargada de darle seguimiento diario a las evaluaciones para renovación de contrato

  • Subir las evaluaciones al drive.
  • Up-date cuadro de renovación en Drive.
  • Contratos :

  • Elaborar un listado semanal de los contratos renovados y de primer ingreso.
  • Enviarlos al Departamento de Relaciones Laborales los días domingos para ser firmados.
  • Subir el listado de contratos entregados al drive con la numeración correspondiente.
  • Terminaciones :

    1. Estar pendiente de que los colaboradores firmen contrato o sean dados de baja en la fecha correspondiente.

    2. Apoyar al Generalista de Recursos Humanos en las terminaciones bajo los pasos del procedimiento :

    2.1 Tener la carta de terminación firmada por Gerencia de Relaciones Laborales o la persona que este designe.

    2.2 Solicitar la carta de referencia a la persona encargada de manejar Lumese ( Alba Cardenas)

    2.3 Notificar la terminación a Seguridad física, planilla, Recepción y acceso.

    Amonestaciones :

  • Apoyar en la entrevista con las partes involucradas en la situación.
  • Presentar informe al Generalista de Recursos Humanos.
  • Confeccionar las amonestaciones.
  • Actualizar el cuadro de amonestaciones en el drive.
  • Subir la amonestación al file personal.
  • Seguro Social :

  • Ingresar al SIPE los nuevos ingresos.
  • Encargada de tramitar documentación de riesgo, solicitud de cartas CSS etc.
  • CALIFICACIONES / EXPERIENCIA

  • Experiencia de 1 a ñ o , como asistente administrativa o posiciones afines.
  • Excelente comunicación oral (manejo del idioma ingles deseable)
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