Asistente Administrativo (a) - UNODC
United Nations Development Programme
Panama City, Panama
hace 15 días

Background

La Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) fue establecida en 1997 para abordar los aspectos interrelacionados del control de drogas, la prevención del crimen y el terrorismo internacional en el contexto del desarrollo sustentable y la seguridad humana.

UNODC se financia principalmente a través de contribuciones voluntarias, especialmente gubernamentales. Su función primordial es promover la ratificación e implementación de los tratados internacionales, reformas legislativas e institucionales y llevar a cabo proyectos de cooperación técnica para monitorear, prevenir y contrarrestar la producción, el tráfico ilícito y el uso indebido de drogas, así como la delincuencia organizada.

Duties and Responsibilities Bajo la supervisión directa del Oficial de Adquisiciones de la Oficina Regional de UNODC para Centroamérica y el Caribe (ROPAN) en Panamá, el / la Asistente tendrá las siguientes funciones principales :

  • Velar por la correcta aplicación de las normas de UNODC dentro del límite de la Delegación de Autoridad de Adquisiciones para ROPAN, en lo que corresponde a autorizaciones de límite aprobado, controles internos, elaboración de contratos, y solicitudes para adquisición de bienes o servicios
  • Gestionar la compra de bienes y servicios;
  • Apoyar en el registro de los vendor contactados para su registro en UMOJA;
  • Mantener al día la base de datos interna de vendors, clasificándolos por tipo de servicios que brindan;
  • Tramites y comunicaciones con los proveedores;
  • Asistir en el registro de los vendors aprobados por la sede en los archivos de UNODC;
  • Acompañar en la revisión de cotizaciones a la Unidad de Adquisiciones;
  • Apoyar a la Unidad de Adquisiciones en la coordinación administrativa en las diferentes etapas de los procesos de adquisiciones;
  • Elaboración de notas, informes y otros documentos;
  • Mantener al día los expedientes de los diferentes procesos de adquisiciones;
  • Mantener al día el consecutivo del registro de Órdenes de Compras que emita la Unidad de Adquisiciones;
  • Mantener al día el consecutivo del registro de compras menores (Canvas) que emita la Unidad de Adquisiciones;
  • Actualización de la página web de UNODC;
  • Cualquier otra función relacionada con el perfil del puesto asignada por el Oficial de Adquisiciones, o por el Representante Regional de UNODC para Centroamérica y El Caribe en Panamá.
  • El trabajo implica el contacto y la interacción frecuentes con las siguientes contrapartes :

  • Funcionarios y personal técnico de UNODC en Panamá;
  • Autoridades del país donante;
  • Agencias de las Naciones Unidas y otros organismos regionales, subregionales e internacionales;
  • Ministerios e Instituciones de Panamá.
  • Competencies Integridad :

  • Compromiso con los valores y principios de Naciones Unidas e integridad personal.
  • Compromiso :

  • Con la visión, misión y metas estratégicas de la organización.
  • Sensibilidad :

  • Adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.
  • Respeto a la diversidad :

  • Trabajar efectivamente con personas de cualquier raza, género, creencias, etc.
  • Orientacion al cliente :

  • Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de su unidad de trabajo y con los clientes internos y externos;
  • Responde prontamente a las necesidades de los clientes.
  • Enfoque a Resultados :

  • Demuestra habilidad para identificar problemas y proponer soluciones;
  • Capacidad de planificación y organización; preparación de reportes;
  • Capacidad de síntesis;
  • Responde efectivamente a la retroalimentación.
  • Trabajo en Equipo :

  • Actitud proactiva y afinidad por un estilo de trabajo participativo, demostrando apertura al cambio y habilidad para manejar temas complejos;
  • Required Skills and Experience Educación :

  • Bachillerato completo, deseable con Licenciatura en Administración de Empresas, Administración Pública, Finanzas, Contabilidad, Ciencias Exactas, o áreas relacionadas.
  • Experiencia :

  • 4 años de experiencia procesos administrativos;
  • Experiencia con manejo de proveedores;
  • Experiencia en el manejo en plataformas informáticas-administrativas, deseable sistemas ERP (Enterprise Resource Planning);
  • Experiencia en organizaciones de cooperación internacional, área gubernamental o en organismos internacionales será valorada;
  • Manejo de programas informáticos básicos de oficina (Windows, Word, Excel, Lotus Notes, Power Point, etc).
  • Idiomas Requeridos :

  • Excelente dominio del idioma español;
  • Conocimientos del idioma inglés.
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.

    Serán contactados (as) solo aquellos (as) candidatos (as) de la lista corta.

    Este anuncio está abierto solamente para ciudadanos(as) panameños(as) o personas extranjeras con residencia y permiso de trabajo vigente para laborar en el país.

    Important applicant information

    All posts in the SC categories are subject to local recruitment; therefore this position is open for Panamanian citizens or non-

    nationals with valid work permit only.

    Note : UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

    Workforce diversity

    UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply.

    All applications will be treated in the strictest confidence.

    Scam warning

    The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process.

    Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced.

    Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

    Vacancy End Date (Midnight New York, USA) Agency

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