Administrative Assistant
Colgate-Palmolive Company
Panamá, 8, PA
hace 4 días

Ningún apoyo económico por reubicación

109740 - Panamá, Panamá, Panamá

Objetivo del Puesto

Brindar soporte a tiempo y en forma confidencial al Gerente General, al Gerente Financiero y a los diferentes departamentos, en las distintas actividades diarias, tendientes a lograr un desempeño óptimo que contribuya a los resultados de la compañía.

Funciones y Responsabilidades

Dar seguimiento a las actividades solicitadas por la Gerencia General y otras Gerencias, verificando el cumplimiento de cada una de ellas diariamente.

Elaborar presentaciones del Gerente General para diferentes reuniones, así como las cartas, y mail solicitados.

Dar soporte a los Departamentos de Plan Escuela, Relaciones Profesionales, Ventas y Mercadeo Local (BDM), quienes reportan al Gerente General, con el objetivo de lograr resultados de una manera más eficiente.

Confeccionar y presentar oportunamente los reportes mensuales de requerimiento legal para el pago de retenciones.

Elaborar todas las órdenes de compra no productivas de la subsidiaria, respaldar con la documentación necesaria para la elaboración de los pagos a proveedores y revisar que todos los pagos se emitan, de

lo contrario dar seguimiento hasta su cumplimiento.

Resolver dudas de los proveedores referentes a pagos y a las órdenes de compra.

En caso de que el Gerente sea expatriado, dar soporte con todo lo relacionado a los pagos de casa, escuela de hijos, servicios de luz, agua, visas etc.

Dar soporte al Departamento de Recursos Humanos Regional en la implementación de actividades programadas para la región, así como a las celebraciones especiales, (día del padre, madre, independencia, fiestas navidad, etc.

Inducción general a la compañía.

Coordinar y organizar todas las reuniones con los reportes directos solicitadas por la Gerencia General.

Coordinar con la gerencia la logística y preparación de las reuniones de Budget Review, Country visit o cualquier otra reunión programada.

Coordinar con la agencia de viajes, todo lo relacionado a los viajes al extranjero de los ejecutivos.(Tiquetes, traslados, viáticos)

Coordinar todo lo relacionado a hospedajes de visitantes.

Comprar los artículos de oficina, limpieza y de la cafetería (si aplica) requeridos

Elaborar y dar seguimiento al trámite de seguro médico para todo el personal

Coordinar y apoyar en el seguimiento de actividades de Capacitación y Entrenamiento

Atención a visitantes y proveedores, atención a llamadas entrantes del público en general.

Coordinar con el Gerente Financiero las reparaciones del edificio, (cambio de bombillos, goteras, reparaciones de inodoros etc.)

Coordinar y dar seguimiento para el pago de los beneficios de empleados como el

de estudios, bonos nacimiento,

matrimonio, etc.

Coordinar todo lo relacionado con las empresas que brindan el servicio outsourcing de limpieza de las oficinas y catering de la empresa.

Negociar con los hoteles y renta cars las mejores tarifas.

Solicitar, revisar y llevar un control de los reportes de vacaciones de los empleados

Coordinar agasajo de los cumpleaños del mes y publicar mensualmente en la cartelera.

Recopilar y revisar los cambios solicitados de la planilla quincenal de los empleados, y verificar la aplicación de la misma con el banco, así como entregar la documentación respectiva al personal de bodega (Si aplica).

Elaborar las constancias salariales y de trabajo solicitadas por los empleados.

Completar la información para los nuevos ingresos (contrataciones, recopilar la información para las terminaciones y enviar al Gerente Financiero para la elaboración de la liquidación respectiva).

Mantener al día y en orden los archivos personales de los empleados.

Realizar cualquier otra función afín a su puesto.

Reportes Elaborados en el Puesto :

Control de ordenes de compra

Reporte vacaciones

Reporte de cambios, ingresos, egresos, etc.

Reporte direcciones y teléfonos

Reporte de familia fiesta navideña

Especificaciones del Puesto

Escolaridad :

Secretariado Ejecutivo o afín , Diversificado

Últimos años de carrera universitaria (deseable)

Experiencia : 2 años en puestos de asistencia a nivel ejecutivo

Conocimientos Adicionales :

Idioma Inglés : 90%

Requiere conocimiento en el manejo de Office, SAP, DHL Courier, BW, Excel, Herramientas de Google, Nielsen (Central America Exhibits).

Técnicas básicas de archivo y conocimientos básicos de contabilidad y presupuestos

Entrenamiento Requerido para Ocupar el Puesto :

Sistema Ariba para elaboración de órdenes de compra

Empleador con Igualdad de Oportunidades

Colgate es una compañía que ofrece Igualdad de Oportunidades. Todos los candidatos calificados serán considerados para contratación sin distinción de raza, color, religión, género, identidad de género, orientación sexual, nacionalidad, discapacidad, estado civil, estado de veterano (posiciones en Estados Unidos) o cualquier otra característica protegida por la ley.

Estás interesado en trabajar para Colgate Palmolive?

Puedes presentar tu solicitud en línea y adjuntar todos los documentos relevantes, como una carta de presentación o un curriculo.

Las solicitudes que se reciban por medio de correo electrónico no serán consideradas en el proceso de selección. Conviértete en parte de nuestro equipo.

Esperamos recibir tu solicitud pronto.

Colgate-Palmolive es una compañía líder mundial de productos de consumo, fuertemente enfocada en el cuidado bucal, cuidado personal, cuidado del hogar y nutrición de mascotas.

Colgate vende sus productos en más de 200 países y territorios en todo el mundo bajo reconocidas marcas tales como Colgate, Palmolive, elmex, Tom’s of Maine, Sorriso, Speed Stick, Lady Speed Stick, Softsoap, Irish Spring, Protex, Sanex, Elta MD, PCA Skin, Ajax, Axion, Fabuloso, Soupline y Suavitel, así como Hill’s Science Diet y Hill’s Prescription Diet.

Para más información sobre el negocio global de Colgate, visita el sitio de internet de la compañía en http : / / www.colgatepalmolive.

com . Para conocer más sobre el programa educativo de salud bucal Colgate Bright Smiles, Bright Futures®, visita el sitio de internet http : / / colgatebsbf.

com . Para conocer más sobre Hill's y el programa sobre alimento, albergue y amor para mascotas Hill's Food, Shelter & Love visita el sitio de internet http : / / www.

hillspet.com . Para conocer más sobre Tom's of Maine, visita el sitio de internet http : / / www.tomsofmaine.com .

Durante el proceso de solicitud habrá hospedaje habilitado para las personas con discapacidades. Ponte en contacto con Application Accommodation colpal.

com con asunto "Solicitud de alojamiento" si necesitas alojamiento.

Reportar esta oferta
checkmark

Thank you for reporting this job!

Your feedback will help us improve the quality of our services.

Inscribirse
Mi Correo Electrónico
Al hacer clic en la opción "Continuar", doy mi consentimiento para que neuvoo procese mis datos de conformidad con lo establecido en su Política de privacidad . Puedo darme de baja o retirar mi autorización en cualquier momento.
Continuar
Formulario de postulación