VN 2019/240 Head Operations and Humanitarian Response - Mogadishu, Somal
OpenIGO
Panama, David
hace 1 día

Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión directa del / la Coordinador(a) de Proyecto de la Oficina Regional de UNODC para Centroamérica y el Caribe (ROPAN) en ciudad de Panamá, Panamá, el / la asistente del proyecto tendrá las siguientes responsabilidades :

  • Apoyo a las tareas relacionadas con la negociación, planeación e implementación del proyecto : Apoyar en la realización de las actividades de asistencia técnica;
  • envío de invitaciones, elaboración de presupuestos, reservaciones de hoteles y salones, listas de asistencia de participantes, etc.);
  • Alimentar y actualizar bases de datos (estadísticas, contactos del proyecto, donantes, etc.);
  • Mantener al día los archivos tanto físicos como electrónicos de las actividades realizadas en el proyecto;
  • Mantener enlaces con las unidades técnicas de UNODC, los socios de proyecto y las contrapartes locales para asegurar que la planificación y aplicación del proyecto se adapte a las necesidades de los grupos, y se lleve a cabo de manera efectiva;
  • Participar en reuniones de carácter técnico para la definición de las actividades que se realizarán en conjunto con el Estado de Panamá y la Región;
  • Coordinar los aspectos logísticos para la organización de reuniones de expertos, misiones de asistencia técnica, seminarios y actividades de capacitación;
  • Garantizar el cumplimiento las normas sobre procesos y procedimientos de la oficina de UNODC en el desarrollo de las funciones del proyecto.
  • Apoyo a las tareas relacionadas con la gestión financiera del proyecto :

  • Preparar reportes financieros y narrativos relacionados con la gestión del proyecto tanto para los donantes como para la sede de UNODC;
  • Mantener al día la información relacionada con los gastos generados por el proyecto;
  • Planear, preparar y coordinar revisiones presupuestarias, informes de proyectos y evaluaciones globales, bajo la supervisión y en coordinación con el Coordinador / a de proyecto;
  • Preparar y difundir planes de trabajo, términos de referencia, y toda la documentación relacionada con el proyecto;
  • Realizar los trámites administrativos y pagos vinculados con la implementación de las actividades del proyecto, bajo la supervisión y en coordinación con el Coordinador / a de proyecto;
  • Informar y mantener al día al Coordinador / a del proyecto de los pagos realizados y los procesos administrativos que se lleven a cabo.
  • Cualquier otra función relacionada al puesto, asignada por la sede de UNODC en Viena, y / o por el Coordinador / a de Proyecto o por el / la representante regional de ROPAN, bajo la supervisión y en coordinación con el / la Coordinador / a de proyecto.
  • El trabajo implica el contacto y la interacción frecuentes con las siguientes contrapartes :

  • Funcionarios y personal técnico de UNODC en Panamá y la Región;
  • Autoridades del país donante;
  • Agencias de las Naciones Unidas y otros organismos regionales, subregionales e internacionales.
  • Ministerios e Instituciones de Panamá y la Región.
  • Impacto de Resultados : Efectiva implementación, seguimiento y evaluación de las actividades implementadas por el proyecto;
  • adecuada coordinación con los / las consultores que formarán parte del proyecto; efectivo uso de los recursos disponibles;
  • coordinación funcional y a tiempo con los socios internos y externos; informes sucintos y concretos, evaluando el progreso del proyecto así como un calendario de actividades organizado.

    Competencies

    Habilidades y Competencias generales : Funcionales :

  • Habilidad para planificar y organizar con eficiencia el trabajo;
  • Habilidad para comunicarse y coordinarse con su equipo de trabajo y con las contrapartes;
  • Habilidad para redactar documentos oficiales, como informes de misión, notas y cartas;,
  • Habilidad para hablar en público;
  • Habilidad en el manejo de trabajo bajo presión;
  • Capacidad de ser sociable para trabajar con otras personas y culturas;
  • Capacidad para cumplir en tiempo y forma con las actividades encomendadas;
  • Capacidad de análisis;
  • Capacidad de síntesis;
  • Criterio e iniciativa para la toma de decisiones;
  • Compromiso en el cumplimiento en los horarios de trabajo y reglas de Naciones Unidas.
  • Alto sentido de responsabilidad;
  • Respeto a sus jefes, compañeros de trabajo y contrapartes;
  • Respeto por la diversidad;
  • Conciencia de género y disponibilidad de trabajar en ambientes multidisciplinarios y multiculturales.
  • Competencias Corporativas :

  • Integridad : compromiso con los valores y principios de Naciones Unidas e integridad personal
  • Compromiso : con la visión, misión y metas estratégicas de la organización
  • Sensibilidad : adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad
  • Respeto a la diversidad : trabajar efectivamente con personas de cualquier raza, género, creencias, etc.
  • Enfoque de Resultados : orientado al cliente y responder efectivamente a la retroalimentación
  • Trabajo en Equipo : actitud proactiva y afinidad por un estilo de trabajo participativo, demostrando apertura al cambio y habilidad para manejar temas complejos
  • Required Skills and Experience

    Educación :

  • Licenciatura incompleta en ciencias administrativas, ingeniería industrial administrativa o carreras afines, más cuatro (4) años de experiencia.
  • Experiencia :

  • Cuatro (4) años de experiencia en apoyo administrativo y financiero en la ejecución proyectos;
  • Previa experiencia en la organización de talleres de formación y eventos públicos;
  • Conocimiento intermedio en Microsoft Office; Excel, Word, Power Point.
  • Idiomas requeridos :

  • Excelente dominio del idioma español, oral y escrito.
  • Dominio avanzado del idioma inglés, escritura, lectura y conversación.
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