Asistente Ejecutivo (a) y de Facilities & OHS.
Novo Nordisk
Panama, Panama, Panamá
hace 5 días

Misión :

  • Brindar soporte al Gerente General en las actividades y ser el principal punto de contacto entre los colaboradores y clientes externos en los temas relacionados con la Gerencia General.
  • Planificar, organizar, coordinar y controlar las actividades relacionadas a Gerencia General.
  • Asegurar el buen funcionamiento de las oficinas de Novo Nordisk así como los servicios y proveedores que permitan la mejor experiencia de trabajo de los empleados en un entorno saludable, seguro y estimulante.
  • Principales responsabilidades :

    Asistencia a Gerencia General :

  • Gestión del calendario : planificar, coordinar y garantizar el cumplimiento de las necesidades y objetivos comerciales, incluida la coordinación de reuniones y eventos.
  • Gestión correcta y detallada de correspondencias y documentos con alto nivel de confidencialidad.
  • Preparar informes de gastos de manera oportuna asegurando que la información sea precisa, completa e incluya la documentación de respaldo.
  • Manejar y controlar el presupuesto de Gerencia General.

  • Gestión de viajes de negocios : reserva y compra de boletos de avión, hotel, traslado y solicitud de visa (con el apoyo de proveedores externos).
  • Apoyar visitas internas o externas.
  • Organizar reuniones y eventos a cargo de la Gerencia General y el Management Team que incluyen, entre otras, la coordinación de los eventos (virtual presencial hibrido), reserva de salas de reuniones, materiales para reuniones, catering, etc.
  • Gestionar solicitudes y negociación de cotizaciones, asegurando el cumplimiento de las políticas internas.
  • Montaje de presentaciones y comunicados requeridos por Gerencia General. Redacción y traducción de comunicaciones o informes del español al inglés y viceversa.
  • Facilities & OHS

  • Administración de las oficinas de Novo Nordisk CLAT : dirigir el manejo, planificación, mantenimiento y reparación de los servicios necesarios para la operación de las oficinas con apoyo de los asistentes y colaboradores de limpieza.
  • Asegurar el suministro de insumos en las oficinas (cafetería, papelería etc.)
  • Liderar y ejecutar las remodelaciones necesarias en las oficinas para mejora de los espacios de trabajo.
  • Administración de estacionamientos y sistemas de seguridad.
  • Compra de mueblería.
  • Planeación y ejecución de fumigaciones, sanitizaciones, así como la revisión y mantenimiento de extinguidores y demás elementos de seguridad, en cumplimiento con al normativa de cada país.
  • Salud y Seguridad Ocupacional (OHS) : asegurar el cumplimento de las normativas globales y locales de salud y seguridad de los trabajadores a través de evaluaciones, capacitaciones, simulacros de evacuación.
  • Coordinación de Seguridad : ser el punto de contacto para el coordinador regional de seguridad y estructurar, enviar y dar seguimiento a los reportes y planes de acción.
  • Ser parte el equipo de respuesta a crisis (CRT).
  • Realizar las evaluaciones de seguridad en coordinación con el Regional Security Manager
  • Realizar inspecciones de seguridad a los locales elegidos para eventos de asistencia masiva de empleados.
  • Administración de la flota de vehículos de la Compañía : coordinar la adquisición, administración, entrega, mantenimiento, seguros y reparación de los carros que la compañía brinda como beneficio a los empleados.
  • Conocimientos, habilidades y experiencia :

  • Licenciatura en Administración de Empresas, Recursos Humanos o Ingeniería Industrial.
  • 5 años de experiencia en posiciones similares (asistente ejecutivo (a) / administrativo (a)
  • Experiencia en manejo de instalaciones
  • Experiencia en la gestión de salud y seguridad ocupacional.
  • Trabajando en Novo Nordisk

    En Novo Nordisk, usamos nuestras competencias, dedicación y ambición para ayudar a pacientes con diabetes, obesidad, hemofilia, trastornos del crecimiento y otras enfermedades crónicas graves.

    Ofrecemos la oportunidad de ser parte de una compañía en donde trabajamos a nivel global, donde la pasión y el compromiso se encuentran con las oportunidades profesionales y el desarrollo personal.

    Contacto

    Si usted está interesado (a) en participar por favor aplique a la posición a través de la página de SearchLatam https : / / searchlatam.com /

    05 / 22 / 2022

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